Töö analüüs ja ametikohtade hindamine - analüütilise lähenemise kiituseks

13.03.2024

Irja Rae, Figure Baltic Advisory partner

Õige pea on käes aeg 2024. aasta palgauuringuks. Üks uuringu ajamahukamaid, kuid samas enim väärtust loovamaid osi on töökohtade klassifitseerimine ehk paigutamine tööperedesse. Õigesti valitud tööpere ja tase tagavad selle, et iga ametikoha tasu läheb turu vaates õigesse võrdlusgruppi ning uuringu andmete alusel saab teha õigeid palgaotsuseid. Lisaks võimaldab iga tööpere tasemega seotud punktiväärtus korrastada ametikohtade sisemist struktuuri. Kui meil puudub teadmine mida ühel või teisel ametikohal tehakse, kui palju on töö aasta jooksul muutunud, siis on meil väga keeruline leida õiget tööperet või taset.

Seega, uuringu ettevalmistamine on suurepärane võimalus läbi viia töö analüüs, eriti nende rollide osas, kus on kõige rohkem küsimärke. Pärast kaks aastat kestnud palgarallit on neid küsimärke ilmselt igas organisatsioonis omajagu. Töö seostub paljude jaoks kolmekümne aasta taguse praktikaga, mida kaasaegsed organisatsioonid ei vaja. Kas see on tõesti nii? Vaatame lähemalt.

Töö analüüs on süsteemse analüüsimeetodiga, mille abil kaardistatakse ametikoha täpsed ülesanded, ülesannete sooritamiseks vajalikud oskused ja suhted teiste ametikohtadega organisatsioonis. Töö analüüsi tulem on muu hulgas aluseks värbamisele, koolitusele, arendusele ja muidugi ka palgakorraldusele. Täna räägitakse palju vajadusest olla kulutõhusamad – ka siin annab töö analüüs otsustajatele  väärtuslikku sisendit – kas me teeme asju mõistlikult, kuidas on meie organisatsioonis rollid disainitud.

Töö analüüs aitab mõista, kuidas erineb tehtav töö erinevatel karjääritasemetel (näiteks finantsanalüütik I võrreldes finantsanalüütik II-ga), kuidas see mõjutab teisi töökohti ettevõttes ning kui palju pakub iga töökoht iseseisvat otsustusõigust ja nõuab sõltumatut tegutsemist. Ühesõnaga, tegu on väga olulise protsessiga selguse ja ametikohtade arhitektuuri loomisel. Paraku viiakse seda olulist harjutust läbi liiga harva ja süsteemitult.

Arutame palju selle üle, et meie fookus on täna pigem oskustel. Tsiteerin iseennast nelja aasta taguselt palgaseminarilt „paistab, et oskused on meie uus nafta“. Aga oskused ei ole midagi, mis on asjad iseenesest – oskused on samuti millegi tarbeks ja see, milleks meil milliseid oskuseid vaja läheb, tuleneb samuti töö analüüsist.

Vaatame analüüsi ühe ametikoha põhiselt. Olgu selleks ametikohaks finantsanalüütik – hetkel on ju kõikvõimalike aruannete esitamise aeg alates tulude deklareerimisest majandusaruannete koostamiseni. Seega igati ajakohane roll.

Finantsanalüütiku peamine ülesanne on analüüsida finantsandmeid, et hinnata ettevõtte finantsseisundit ja toetada strateegiliste otsuste tegemist. See hõlmab finantstrendide, investeeringute tootluse ja riskide hindamist. Töökoha analüüs aitab kindlaks teha, millist tüüpi analüüse (näiteks rahavoogude, kasumlikkuse, kuluefektiivsuse analüüse) roll nõuab ja kuidas need aitavad saavutada organisatsiooni eesmärke. Seos organisatsiooniga on siin oluline välja tuua.

Millised on nõutavad oskused? Ametikoht nõuab analüütilisi oskusi, võimet töötada suurte andmekogumitega, põhjalikke teadmisi finantsaruandlusest ja -modelleerimisest ning arusaama majanduse toimimispõhimõtetest. Lisaks on oluline suutlikkus tõlgendada keerukaid finantsteavet ja esitada seda arusaadaval viisil nii finants- kui ka mittefinantsjuhtidele.

Töö analüüs toob välja ka vajaduse osata suhelda ning teha meeskonnatööd, kuna finantsanalüütik peab sageli tegema koostööd erinevate osakondade ja spetsialistidega.

Aga töötingimused? Töö analüüs hõlmab ka töötingimuste uurimist, näiteks töökeskkonda, tüüpilisi töötunde (sh intensiivsemat töökoormust teatud perioodidel, a la aasta lõpp, vm) ja vajadust paindlikkuse järele kiireloomuliste ülesannete puhul.

Seos teiste ametikohtadega: Finantsanalüütiku töö on tihedalt seotud teiste finantssektori rollidega nagu raamatupidajad, finantsjuhid ja investeeringute juhid. Töökoha analüüs aitab määratleda, kuidas finantsanalüütiku roll toetab ja täiendab teiste tööd ettevõttes, tagades, et finantsotsused põhinevad täpsel ja ajakohasel teabel.

Aja- ja kohapaindlikkus on eraldi teema, kuid töö analüüs annab ka siia sisendi – kas ja millises ulatuses on paindlikkus ühes või teise ülesande täitmisel võimalik. Lisaks on alati mõistlik uurida ka seda, milline on ühel või teisel ametikohal hästi tehtud töö ehk millised on edukuse näitajad. See kirjeldab tavaliselt, kuidas juhid hindavad/hindaksid selle töö sooritust.

Erinevus töö analüüsi ja ametikoha hindamise vahel seisneb selles, et kui töö analüüs keskendub töö mõistmisele, siis ametikoha hindamine kasutab seda teavet, et määrata töö suhteline väärtus organisatsioonis. Töö analüüs ja ametikoha hindamine koos annavad tervikliku ülevaate töö nõuetest ja iga töö väärtusest organisatsioonis. Integreeritud lähenemine tagab, et personalijuhtimise praktikad toetavad organisatsiooni eesmärke ja vastavad samal ajal töötajate vajadustele ja ootustele. Selline joondumine on oluline töörahulolu, töötajate säilitamise ja üldise organisatsiooni sooritusvõime parandamiseks.

Mõned soovitused, kuidas töö analüüsi teha. Alati on mõistlik pöörduda lisanõu saamiseks ka Figure’i konsultandi poole.

1. Kaasake erinevaid osapooli. Töö analüüsi ja ametikoha hindamise protsessidesse peaksid olema kaasatud nii juhid kui ka töötajad, kes täidavad analüüsitavat ametikohta, ning vajadusel ka HR spetsialistid. Töötajate ja juhtide kaasamine aitab tagada, et kõik osapooled mõistaksid ja toetaksid hindamise tulemusi.
2. Kasutage süstemaatilist lähenemist.Töö analüüsi ja ametikoha hindamise protsessid peaksid olema järjepidevad ja metoodilised. See tähendab kindlate meetodite ja tööriistade kasutamist nagu intervjuud, küsitlused ja töövarjutamine. Süstemaatilise lähenemise abil saate tagada, et kogute kokku kõik olulised andmed ja teave on usaldusväärne.
3. Värskendage analüüsi regulaarselt. Organisatsioonid ja tööülesanded muutuvad pidevalt, seega on oluline töökoha analüüsi ja ametikohtade hindamise tulemusi regulaarselt üle vaadata ja vajadusel uuendada. See tagab, et teie palgasüsteem püsib ajakohane, vastab organisatsiooni vajadustele ning tööturu arengutele.
4. Rõhutage läbipaistvust. Protsessi läbipaistvus aitab suurendada usaldust ja toetust organisatsioonis. Selgitage töötajatele, kuidas töökoha analüüsi ja ametikoha hindamise protsessid toimivad, milliseid kriteeriume kasutatakse ja kuidas tulemused mõjutavad palgaotsuseid. Läbipaistvus aitab vähendada vastuseisu ja suurendab töötajate rahulolu.
5. Integreerige tulemused personalijuhtimise strateegiatesse. Töö analüüsi ja ametikoha hindamise tulemused peaksid mõjutama laiemaid personalijuhtimise otsuseid, sealhulgas värbamist, koolitust, karjääriplaneerimist ja töötajate arengut. Kasutage seda teavet selleks, et kujundada õiglased ja konkurentsivõimelised palgastruktuurid, arendada tõhusaid koolitusprogramme ja toetada töötajate karjääriarengut. See lähenemine tagab, et teie personalipoliitika ja -praktikad toetavad organisatsiooni üldist strateegiat ja eesmärke.