Planeerimisveast südasuvel

15.08.2024

Irja Rae, Figure Baltic Advisory juhtivpartner

Planeerimisviga (ingl. k. planning fallacy) on kognitiivne eelarvamus, mis põhjustab inimeste kalduvust alahinnata ülesannete ja projektide lõpuleviimiseks vajalikku aega, raha ja ressursse. Planeerimisviga on laialdaselt uuritud projektijuhtimise valdkonnas, aga see probleem esineb sageli ka muudes tegevustes.

Planeerimisviga tekib mitmete kognitiivsete eelarvamuste ja psühholoogiliste tegurite tõttu. Peamised põhjused on järgmised:

• Kalduvus optimismile: Inimesed kalduvad ülehindama positiivsete tulemuste tõenäosust ja alahindama negatiivsete sündmuste võimalust. Nad usuvad, et nende projektid lähevad paremini kui tegelikult.
• Üleliigne enesekindlus: Inimesed kalduvad oma teadmisi ja võimeid ülehindama, mis viib ebarealistlike prognoosideni.
• Strateegiline valemäng: Mõnikord esitavad inimesed teadlikult liiga optimistlikke prognoose, et projekt saaks heakskiidu või rahastuse.
• Tuntud probleemide ignoreerimine: Inimesed eiravad varasemaid kogemusi ja probleeme, uskudes, et seekord läheb kõik paremini.
• Kogemuste puudumine: Vähem kogenud inimesed alahindavad ülesannete keerukust ja vajalikke ressursse.

Kohtame planeerimisviga nii tööelus, igapäevaelus kui koolielus. Olen teise aasta üliõpilane ja hindan sageli aega, mis on vajalik erinevate kodutööde koostamiseks, liiga optimistlikult. Ei jõua ennast tihti ära kiruda, kuigi ma ju ometi peaksin teadma, et asjade tegemine võtab rohkem aega, kui alguses arvasin. Tööl kogeme sageli, et asjad ei jõua õigeks ajaks valmis; igapäevaelus alahindame kodutöödeks vajaminevat aega või kohtumisele jõudmiseks kuluvat aega, mis põhjustab stressi nii ootajale kui sellele, keda oodatakse.

Hiljuti külastasin Austraaliat ja loomulikult ka Sydney ooperiteatrit. See on klassikaline näide planeerimisveast. Ooperiteatri ehitus algas 1957. aastal ja plaanitud valmimisaeg oli 1963. aasta, kuid tegelikult sai maja valmis alles 1973. aastal. Lisaks ületasid ehituskulud esialgset eelarvet mitmekordselt. Planeerimisvea tõttu venis projekt oluliselt kauem ja maksis rohkem, kui algselt arvati. Leiame sarnase näite ka kodule lähemalt – millal see oligi, kui pidime kiirrongiga Riiga saama?

Ka meie klientidele pole see teema võõras. Paljud kliendid alahindavad aega, mida vajavad andmevormide õigeaegseks esitamiseks. Esialgu arvatakse, et andmed jõutakse õigeks ajaks esitada, kuid hiljem selgub, et protsess on eeldatust on keerulisem ja võtab kauem aega. See on tüüpiline planeerimisvea näide, kus ülesannete keerukust ja vajalikku aega alahinnatakse.

Kuidas planeerimisviga ära tunda ja ennetada?

Planeerimisvea äratundmine ja ennetamine on olulised paremate tulemuste saavutamiseks. Järgnevalt mõned nipid, kuidas planeerimisviga ära tunda ja ennetada:

Ole realistlik: Hinda realistlikult, kui palju aega ja ressursse ülesanne või projekt tegelikult võtab. Kasuta varasemaid kogemusi ja sarnaste projektide andmeid, et teha täpsemaid prognoose.

Jaga ülesanded väiksemateks osadeks: Suured ülesanded võivad tunduda üleeluliselt hiiglaslikud ja ennustamatud. Kui need väiksemateks osadeks jagada, on lihtsam hinnata, kui kaua iga osa võtab, ja jälgida edusamme.

Kasuta tööriistu: Kasuta ajaplaneerimise tööriistu, mis aitavad ülesandeid struktureerida ja ajakava koostada.

Jälgi protsessi: Jälgi regulaarselt oma edusamme ja kohanda ajakava vastavalt vajadusele. Regulaarne ülevaatus aitab tuvastada võimalikke probleeme varakult ja nendega tegeleda.

Tunnusta ja premeeri: Tunnusta ja premeeri end või oma meeskonda, kui ülesanded on täidetud õigeaegselt ja täpselt. See suurendab motivatsiooni täpset ajaplaneerimist oluliseks pidada.

Koolitus: Osale koolitustel, mis õpetavad ajaplaneerimise tehnikaid ja strateegiaid. Pidev õppimine ja areng aitavad parandada ajaplaneerimise oskusi.

Ole teadlik oma emotsioonidest: Emotsionaalne seisund võib mõjutada ajaplaneerimist. Ole teadlik oma emotsioonidest ja õpi nendega toime tulema, et vältida ebarealistlike prognooside tegemist.

Tavaliselt hakkame uut hooaega planeerima sügisel. Kui tahad selleks ajaks planeerimisveast rohkem teada, soovitan lugeda järgmisi raamatuid:

• "Thinking, Fast and Slow" by Daniel Kahneman. Suurepärane raamat kognitiivsetest eelarvamustest ja otsustusprotsessidest, sealhulgas planeerimisveast.
• "The Black Swan: The Impact of the Highly Improbable" by Nassim Nicholas Taleb. Uurib ootamatute sündmuste mõju ja selgitab, miks me sageli ei suuda neid ette näha.
• "Predictably Irrational: The Hidden Forces That Shape Our Decisions" by Dan Ariely. Vaatleb, kuidas irratsionaalsed jõud mõjutavad meie igapäevaseid otsuseid.
• "Scarcity: Why Having Too Little Means So Much" by Sendhil Mullainathan ja Eldar Shafir. Analüüsib, kuidas nappus mõjutab meie mõtlemist ja otsuseid.
• "Nudge: Improving Decisions About Health, Wealth, and Happiness" by Richard H. Thaler ja Cass R. Sunstein. Selgitab, kuidas väikeste muutuste abil saab inimeste käitumist positiivselt mõjutada.
• "Atomic Habits: An Easy & Proven Way to Build Good Habits & Break Bad Ones" by James Clear. Kuigi see raamat keskendub rohkem harjumuste kujundamisele, annab see ka väärtuslikke nippe, kuidas paremini planeerida ja ellu viia oma eesmärke, vältides planeerimisviga.