Mida teha kontoriga?

18.06.2024

Irja Rae, Figure Baltic Advisory juhtivpartner

Baltikumis oli kodukontor levinud juba enne pandeemiat, kuid koroona muutis sarnaselt muu maailmaga meiegi töökeskkonna dünaamikat drastiliselt, mõjutades kulusid ja nõudes kohandusi. Oma mõju on sel olnud ka kinnisvaraarendustele – paljudesse kodudesse plaanitakse sisse pisike kontoriruum kodust töö tegijatele.

Siit-sealt kostab, et ettevõtted sooviksid inimesi taas rohkem töökohtadel näha, kuid töötajad ei taha sellest enam kuulda. Tööandjad püüavad kokku leppida põhimõtted, mis alustel kaugtöö võimalusi pakutakse. Kõige sagedasem mudel on 3 päeva kontoris ja 2 päeva kodus. Uuringust nähtub, et mullu varieerus kodus ja kontoris töötamise aeg 50% ja 80% vahel tööajast ehk siis 2,5 kuni 4 tööpäeva veedeti kontoris.

Tühi kontor – ebavajalik püsikulu?

Kuna kontorites on inimesi vähem, tekib küsimus, mida nendega teha või ehk oleks õigemgi küsida, mida seal teha. Kaugtöötamise küsimusele saab läheneda väga erinevate nurkade alt: finantsi ja halduse, väärtuspakkumise ja töötajakogemuse, juhtimise ja organisatsiooni arendamise vaatenurgast. Ilmselt on lähenemisnurki veelgi. Vaatame asjale esmalt finantsi ja halduse seisukohast.

Siin on fookuses ühe töökohaga seotud kulud, mis ei piirdu sugugi ainult palgaga. Reeglina on arvutuse aluseks tõdemus, et 1 inimene võrdub 1 töökoht, kui pole tegu vahetustega tööga. Lisaks töötasule ja maksudele on vaja arvestada riistvara, tarkvaralitsentside, IT-infrastrukutuuri ja -toe ning hooldusteenustega. Need kulud ei sõltu töötaja asukohast, kuid kaugtöö võib vajada täiendavaid investeeringuid tehnoloogiliste lahenduste turvalisusesse. Töötaja vajab töö tegemiseks ka ruumi, töölauda ja tooli, sobilikke füüsilisi töötingimusi (temperatuur, valgus, ventilatsioon), kõike seda tuleb valvata ja koristada. Need kulud kaasnevad kontoriga ja kerge on jõuda arusaamani, et kui pooled töötajad on kodukontoris, vajame poole väiksemat kontoripinda, kuna suurema eest pole mõtet maksta ja nii kulutame inimese kohta oluliselt vähem.

See ei ole aga kogu tõde. Kui kaaluda kaugtöö ja kontoritöö osakaalu kulude vaatest, tuleks ühe töökoha kogukululust maha arvata kulud, mida igal juhul teha tuleb, nt tark- ja riistvara ning IT-haldus. Sageli peavadki tööandjad tegelikult üleval topelt infrastruktuuri, et töötajatel oleks võimalik töötada nii kodus kui kontoris. Igakuiselt toetab näiteks IKT-sektor kaugtööd töötaja kohta keskmiselt 36 euroga. Kontorita maailma kokkuhoid on see osa, mis jääb alles pärast lahutustehet töökoha kogukulu miinus kõik teised kulud, v.a otseselt füüsilise kontoriga seotu.

Mida teha siis olukorras, kus büroo on, kuid inimesi seal pole või ei ole neid piisavalt ruutmeetrite kohta? Uued bürood plaanitaksegi vähemate inimeste jaoks, kui ettevõttes päriselt töötab. Reeglina jagub kontoris töökohti 50-75% töötajatest. Siin tulebki mängu teine vaade kontorile – väärtuspakkumise ja töötajakogemuse või juhtimise vaade.

Miks kontorit siiski vaja on?

Oluline on mõista, miks on kontorid vajalikud ja kuidas mõjutavad sünkroniseeritud aeg ja koht töö tõhusust. London Business Schooli professor Lynda Gratton mõtestab kontorite vajalikkust oma raamatus “Redesigning Work” töö tegemise aja ja koha järgi.

Esiteks pakub kontor eeliseid, mida kaugtöö asendada ei suuda. Kontorid soodustavad koostööd ja innovatsiooni, pakkudes võimalust vahetult suhelda ja ideid vahetada. Otsekontakt on aga loovuse ja uute lahenduste alus. Lisaks aitab ühine tööruum tugevdada meeskonnavaimu ning ettevõtte kultuuri, mis on töötajate motivatsiooni ja rahulolu aluseks. Teiseks pakub kontor otsest tuge ja võimaldab juhendamist, mis on eriti kasulik uutele töötajatele või neile, kes vajavad rohkem abi. Kontoris on lihtsam ligipääs spetsialiseeritud tööriistadele ja ressurssidele, mida kodus võib olla keeruline või kallis omada. Kõik need tegurid tagavad, et töö saaks tehtud tõhusalt ja kvaliteetselt.

Grattoni kontseptsioon eristab nelja töökorraldusviisi: tegevused samal ajal samas kohas, tegevused samal ajal erinevates kohtades, tegevused erineval ajal samas kohas ning tegevused erineval ajal erinevates kohtades.

Samal ajal samas kohas toimuv töö, näiteks traditsioonilised kontorikoosolekud ja projektitöö, võimaldab otsest ja kiiret suhtlust, mis on oluline keeruliste ülesannete ja kiirete otsuste puhul. See soodustab ka meeskonnatööd ja tugevdab ettevõtte kultuuri.

Samal ajal erinevates kohtades toimuv töö pakub paindlikkust asukoha suhtes, nt virtuaalkoosolekud ja online-koostöö reaalajas. See võimaldab töötada eelistatud keskkonnas, kuid võib esineda väljakutseid nagu ajaerinevused ja tehnilised tõrked.

Erineval ajal erinevates kohtades toimuv töö pakub paindlikkust ja võimaldab kasutada globaalseid ressursse, nt asünkroonne koostöö e-kirjade ja projektihaldustarkvara kaudu. Aeglane tagasiside ja otsustusprotsess võivad aga tööd aeglustada.

Erineval ajal samas kohas toimuv töö, näiteks jagatud tööruumid, kus töötajad kasutavad ressursse erinevatel aegadel, võimaldab tõhusat ressursside kasutamist. See aga võib vähendada meeskonnatunnet, kuna töötajad ei kohtu sageli.

Paindlik lähenemine, mis kombineerib erinevaid töökorraldusviise, võib aidata maksimeerida töötajate rahulolu ja tootlikkust. Parimate tulemuste saavutamiseks peavad tööandjad leidma tasakaalu, arvestades töötajate vajadusi ja töö iseloomu.

Lahendus on paindlik kontoripind

Lahendusest on paljud tööandjad juba aru saanud. Kontorid peavad olema teistsuguse ülesehitusega – töökohti jagatakse ja juurde luuakse ühistegevuseks vajalikke ruume. Töötajakogemuse seisukohalt on äge füüsiline keskkond see, kuhu tulla tahetakse, kus sünnivad head mõtted ja tugevneb kokkukuuluvustunne meeskonna ja organisatsiooniga.

Hiljuti ütles üks juht, et tahab kontoris luua koduse keskkonna, kus inimestel oleks sama mugav olla ja toimetada kui kodus. Seda ei saa teha kõik, kuid iga tööandja saab mõelda, mida kontoris tehakse ja kuidas muuta see nende tegevuste tarbeks paremaks. Kui kontori arvelt hoitakse kokku ja ülejääv raha suunatakse palgafondi, võib see lühiajaliselt inimestele sobida, kuid peagi hakatakse puudust tundma organisatsiooni ja meeskonna toest.

Arvatakse, et töökoha kuludest moodustab kontor ca 30% ja igal organisatsioonil on vaja otsustada, kuidas seda kõige mõistlikumalt kasutada. Kokkuhoid ei pruugi pikas plaanis olla kõige mõistlikum, kuna kaasnevad alternatiivkulud ja efektiivsuse kadu, lahjem tiimitunne võib kaasa tuua madalama lojaalsuse ja suurema töötajate voolavuse.